Как назначать встречу и готовиться к ней

Что в офисе, что на удаленке нас часто преследуют бестолковые встречи, которые несут больше трату времени, чем конкретную пользу.

Хотелось бы рассмотреть пару простых приемов, которые можно применить при назначении встреч/созвонов, чтобы выжать из них побольше пользы и не прослыть мудаком.

Тщательно опишите тему встречи со всем сопутствующим контекстом

Если вы это сделаете, то каждый приглашенный будет заранее понимать, о чем предстоит говорить, подготовится к разговору, соберет необходимые данные и ваше собрание пройдет в продуктивном обсуждении. Если же тему встречи описать недостаточно подробно, то вы будете тратить время кучи людей, объясняя, про что же вы хотели на самом деле поговорить. Потом выяснится, что ряду людей нужно уточнить какие-нибудь факты или просто хорошенько подумать. В итоге вы потратите N человекочасов, но назначите еще одну встречу, на которую люди придут уже подготовившись (подготовившись к разговору и к тому, что вы так себе работник).

Плохо:

– Коллеги, надо встретиться обсудить проект.

– Доброго времени суток! У нас проблема.

– Смотрите, какой я занятой, думайте, что я очень эффективный. Короче, надо встретиться, по задачке обкашлять вопросики.

Хорошо:

– Необходимо обсудить интеграцию со сторонней системой X нашего решения Z. Вводные данные и стартовое ТЗ лежат тут, надо будет обговорить детали реализации обмена данными (протокол, формат и защиту данных).

– Встреча насчет обновления нашей платформы. Накидаем общий план как будем делать, какие команды понадобится привлечь, договоримся, кто и когда конкретно этим займется.

– Ребята, у нас проблема с заведением нового контрагента в системе. Делаю так-то и так-то, получаю вот такую ошибку (ссылка на скриншот или видеозапись). Ошибка замечена сегодня в районе обеда.

Хорошо подумайте, каких людей звать на встречу

Типичная проблема бездумного менеджмента – звать на встречу как можно больше людей. «Одна голова хорошо, а восемь лучше», «там разберемся, кто понадобится», «да ладно, мы же команда, пусть все 25 приходят, обсудим».

Конечно, если вы хотите пробудить ярость, потратить много человекочасов (и денег компании), прослыть бестолковым, то назначайте встречу на всех, кого смогли вспомнить по этому проекту.

Если же хотите сделать нормально, подумайте о том, кто конкретно вам понадобится и зачем. Это лучше всего решать, пока вы будете формулировать подробную повестку для встречи, там и нужное осознание придет.

Хорошо готовьтесь к встрече сами

Если на встрече будет нужна какая-то вводная информация от вас, приготовьте всё заранее, не заставляйте несколько человек сидеть и ждать, пока вы разберетесь и сформулируете нормально (а еще попробуй сформулируй хорошо на ходу).

Итог

Уважайте время и нервы своих коллег, подходите к своей работе профессионально.

Автор: @eantonov
Телеграм: Тимлид Очевидность
Обсудить: Чат канала в телеграм

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Maxyc Webber/ автор статьи
Мне 35 лет. Опыт профессиональной разработки 15 лет. Занимаюсь разработкой и поддержкой корпоративных систем автоматизации бизнеса, а также высоконагруженными проектами. Мне нравится решать нестандартные проблемы бизнеса. Имею опыт формирования команд под проект, налаживания процесса разработки, коммуникации программистов и заказчиков. Есть опыт работы с зарубежными заказчиками (ОАЭ, Польша, Германия, Швейцария).
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.